We are sending our inquiry in both Polish and English, as set out below


Szanowni Państwo,

Zamawiający - PAK-PCE Biopaliwa i Wodór Sp. z o.o. - reprezentowany przez Organizatora ZE PAK S.A. zaprasza do złożenia oferty techniczno-handlowej.
I. Organizator Postępowania: ZE PAK Spółka Akcyjna ul. Kazimierska 45, 62-510 Konin KRS: 0000021374, Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego NIP: 665-000-16-45, REGON: 310186795, kapitał zakładowy w wysokości 101 647 094,00 zł w całości wpłacony.

II. Zamawiający: PAK – PCE Biopaliwa i Wodór sp. z o.o. z siedzibą w Koninie przy ul. Przemysłowa 158, 62 - 510 Konin, zarejestrowaną w KRS IX Wydział Gospodarczy KRS przy Sądzie Rejonowym Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu pod numerem 0000864139 posiadającym NIP: 665-30-33-976, kapitał zakładowy 20 000 000,00 PLN.


1.Przedmiot zamówienia.
Wykonanie przeglądu serwisowego (po 2000h pracy) sprężarek niskiego ciśnienia DDE26.300.200 nr 1 i 2 oraz sprężarek wysokiego ciśnienia (boosther) MDH.85.160.75 nr 1 i 2 zainstalowanych w wytwórni wodoru w Elektrowni Konin zgodnie z zakresem prac przedstawionym w Załączniku nr 2.


2.Termin realizacji usługi.
2 tygodnie od dnia wystawienia zamówienia.

3.Miejsce realizacji usługi.
Elektrownia Konin (PAK-PCE BIW) – ul. Przemysłowa 158, 62-510 Konin.

4.Warunki płatności.
Przelewem w terminie 30 dni od daty wpływu prawidłowo wystawionej faktury. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. Podstawą do wystawienia faktury będzie bezusterkowy protokół odbioru przedmiotu zamówienia/umowy.

5.Kryteria oceny ofert.
Cena

6.Termin składania ofert.
1) Oferty można składać do dnia 24.07.2026r. , godz.12:00 .   
2) Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie zostaną rozpatrzone.

7.Sposób przygotowania oferty.
1) Oferty w formie i terminie określonym niniejszym zaproszeniem należy składać z wykorzystaniem Internetowej Platformy Zakupowej.
2) Oferta musi zawierać propozycję wynagrodzenia netto w PLN plus określenie wysokości podatku VAT, ze wszystkimi kosztami (między innymi: robocizny, kosztami materiałów, kosztami pracy sprzętu, kosztami rusztowań, kosztami utylizacji odpadów, dojazdów, delegacji, hoteli, transportu, kosztów niezbędnej dokumentacji itp.)
3) Do oferty (z wykorzystaniem Internetowej Platformy Zakupowej) należy załączyć (skany dokumentów):
a. Formularz ofertowy - Załącznik nr 1,
b. Zakres prac - Załącznik nr 2,
c. Draft umowy – Załącznik nr 3,
d. Protokół przekazania informacji o zagrożeniach – Załącznik nr 4 - zaparafowany przez Oferenta.
e. Klauzula informacyjna RODO – Załącznik nr 5 – zaparafowany przez Oferenta,
f. Wykaz zrealizowanych prac (wg załącznika nr 6) oraz dokumenty potwierdzające należyte ich wykonanie (referencje). Zamawiający zaleca przedstawienie wykazu wykonanych minimum dwóch usług o podobnym charakterze wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym terminie (z podaniem przedmiotu prac, ich wartości, dat wykonania i odbiorców, ze wskazaniem ich adresu i numeru telefonu). Podmioty, które wykonywały przedmiotowe prace na rzecz Zamawiającego oraz podmiotów GK ZE PAK SA i GK PAK PCE Sp. Z o.o. nie są zobowiązane do składania tego wykazu.
8.Otwarcie ofert.
Otwarcie ofert nastąpi na platformie zakupowej bez obecności Oferentów.

9.Koszty przygotowania oferty.
1) Zamawiający nie ponosi kosztów związanych z opracowaniem ofert.
2) Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Dostawcy w niniejszym postępowaniu aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Dostawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

10.Okres związania Ofertą.
Dostawca jest związany ofertą przez okres 30 dni, a bieg tego terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, określonego w pkt. 6 Zapytania Ofertowego. W sytuacji, gdy przeprowadzona zostanie dogrywka w formie negocjacji lub aukcji i Oferent nie zmieni swojej oferty w dogrywce, oferta pozostaje wiążąca w okresie ujętym w niniejszym zaproszeniu.

11.Gwarancja.
1) Dostawca/Wykonawca gwarantuje poprawne i terminowe wykonanie usługi będącej przedmiotem postępowania.
2) Dostawca/Wykonawca udziela Zamawiającemu 12 miesięcy gwarancji na prace objęte umową, licząc od daty podpisania końcowego protokołu odbioru za wyjątkiem materiałów i urządzeń dostarczanych przez Dostawcę/Wykonawcę, na które udziela gwarancji zgodnie z gwarancją producenta.
3) Wady stwierdzone w przedmiocie umowy Dostawca usunie na własny koszt w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty powiadomienia go pisemnie, chyba, że Strony uzgodnią inny termin wynikający z technicznych możliwości usunięcia wad. 
12.Warunki formalne udziału w postępowaniu.
1) Złożenie oferty zgodnej z wymaganiami Zamawiającego, w formie i terminie określonym niniejszym zaproszeniem.
2) O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Dostawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i ekonomicznym, a także pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia. Nie otwarto wobec Dostawcy likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dostawca nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
3) Dostawca ubiegający się o zamówienie, winien mieć pełne i niezaprzeczalne prawo do wykonania usługi będącej przedmiotem niniejszego postępowania na terenie Polski i ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku jakichkolwiek roszczeń ze strony osób trzecich. W przypadku wystąpienia roszczeń osób trzecich z tytułu naruszenia praw autorskich, wynalazczych i innych związanych z wykonaniem zamówienia, roszczenia te przejmuje Dostawca/Wykonawca. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego jakichkolwiek strat wynikłych z tego tytułu, straty te będą rekompensowane przez Dostawcę/Wykonawcę z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych, sądowych i prawniczych.
4) W celu spełnienia powyższych warunków Dostawca jest zobowiązany do złożenia stosownego oświadczenia w trakcie składania oferty poprzez platformę zakupową.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania od Dostawcy dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnianie powyższych wymagań (np. odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie z „CEIDG” (Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, stosowne zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego i oddziału ZUS lub KRUS, referencje, wykazy pracowników).

13.Wyjaśnienia do Zapytania Ofertowego.

1) Do dnia 22.07.2026r. godz. 12:00 Dostawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie 
  treści Zapytania Ofertowego.
2) Pytania należy przesłać poprzez platformę zakupową lub e-mailem na adres: 
  Skrzypinska.Malgorzata@zepak.com.pl
3) Treść wyjaśnień będzie przekazana e-mailem, faksem lub poprzez aktualizację Zapytania
   Ofertowego na platformie zakupowej.
4) W przypadku, gdy Dostawca złoży ofertę przed aktualizacją Zapytania Ofertowego, musi ona
  zostać złożona ponownie.
5) Informacji udziela: w zakresie formalnym Małgorzata Skrzypińska, tel. 63 247 31 95, w zakresie
  merytorycznym Sławomir Bonkowski tel. 63 247 13 69.

14.Istotne postanowienia umowy

Draft umowy stanowi Załącznik nr 3 do zapytania.
15.Zastrzeżenia.
1) Zamawiającemu przysługuje prawo zmiany treści Zapytania Ofertowego.
2) Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub zamknięcia postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania oferty i bez podania przyczyn takiej decyzji.
3) Zamawiający po zakończeniu postępowania zastrzega sobie prawo żądania potwierdzenia złożonej oferty.

16.Pozostałe postanowienia.
1) Zamawiający nie zwraca materiałów przesłanych w związku z postępowaniem zakupowym.
2) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
4) Oferta, której treść nie odpowiada treści Zapytania Ofertowego zostanie odrzucona.
5) Zamawiający może wykluczyć z niniejszego postępowania Wykonawcę/Dostawcę, który w okresie 3 lat przed rozpoczęciem postępowania nie wykonał lub nienależycie wykonał inne zamówienie na rzecz Zamawiającego.
6) W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, że klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, stanowi załącznik nr 2. Dostawcy/Wykonawcy zobowiązani są do zapoznania się z treścią klauzuli informacyjnej.
7) Dostawca/Wykonawca/ podwykonawca/ podmiot trzeci, ma obowiązek, podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby udziału w postępowaniu, wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.13 i 14 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał.
8) Złożenie oferty handlowej jest potwierdzeniem poprawności danych teleadresowych umieszczonych w Internetowej Platformie Zakupowej Zamawiającego.
9) Złożenie oferty handlowej jest potwierdzeniem posiadania pełnomocnictwa do składania ofert przez osobę zamieszczającą ofertę na Internetowej Platformie Zakupowej Zamawiającego.
10) Złożenie oferty handlowej jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści zaproszenia do składania ofert, Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o. oraz Ogólnych Warunków Zakupów umieszczonych na stronie internetowej, a także klauzuli informacyjnej o ochronie danych osobowych umieszczonych na stronie internetowej https://zepak.logintrade.net/rejestracja/.
12) Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie wewnętrznych przepisów Zamawiającego, tj. zgodnie z Regulaminem Wyboru Dostawców ZE PAK S.A. Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania Ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych i ta Ustawa nie ma zastosowania w niniejszym postępowaniu.
13) Zamawiający działając na podstawie art. 4c ustawy z dnia 8 marca 2013r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tj. Dz. U. 2019 poz. 118) oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6) tej ustawy.
14) Język postępowania
   a. Językiem obowiązującym podczas całego przebiegu niniejszego postępowania jest język polski i angielski.

15) Zamawiający przewiduje zastosowanie negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej (aukcje nie są aukcjami elektronicznymi w rozumieniu Kodeksu Cywilnego) w drugim etapie postępowania, do którego zostaną zakwalifikowane najkorzystniejsze oferty. Zamawiający może skorzystać z prawa wysłania zaproszenia do negocjacji lub aukcji tylko do tych Dostawców, których oferty nie odbiegają o więcej niż 20% od oferty najtańszej (w przypadku zastosowania jednego kryterium Cena). Zamawiający poinformuje Dostawców o wszelkich postanowieniach dotyczących przeprowadzenia drugiego etapu poprzez Internetową Platformę Zakupową, e-mailem lub faksem.


17.Załączniki.
1) Formularz ofertowy - Załącznik nr 1,
2) Zakres prac – Załącznik nr 2,
3) Draft umowy – Załącznik nr 3,- The contract will be attached within the next few
       days.
4) Protokół przekazania informacji o zagrożeniach – Załącznik nr 4,
5) Klauzula RODO – Załącznik nr 5,
6) Wykaz prac – Załącznik nr 6.



Dear Sir or Madam,

The Contracting Authority – PAK-PCE Biopaliwa i Wodór Sp. z o.o. – represented by the Organiser, ZE PAK S.A., invites you to submit a technical and commercial tender.

    I.     Tender Organiser: ZE PAK Spółka Akcyjna, ul. Kazimierska 45, 62-510 Konin, KRS: 0000021374, District Court for Poznań Nowe Miasto and Wilda in Poznań, 9th Commercial Division of the National Court Register, NIP: 665-000-16-45, REGON: 310186795, share capital of PLN 101,647,094.00, fully paid up.

   II.     Contracting Authority: PAK – PCE Biopaliwa i Wodór sp. z o.o., with its registered office in Konin at ul. Przemysłowa 158, 62 - 510 Konin, registered in the National Court Register (KRS), 9th Commercial Division of the KRS at the District Court for Poznań-Nowe Miasto and Wilda in Poznań under number 0000864139, with Tax Identification Number (NIP): 665-30-33-976, with share capital of PLN 20,000,000.00.

1. Subject of the contract.
Carrying out a service inspection (after 2,000 hours of operation) of low-pressure compressors DDE26.300.200 nos. 1 and 2 and high-pressure compressors (booster) MDH.85.160.75 nos. 1 and 2 installed at the hydrogen production plant at the Konin Power Station, in accordance with the scope of work set out in Annex 2.

2. Deadline for completion of the service.
2 weeks from the date of issue of the order.
3. Place of performance of the service.
  Konin Power Station (PAK-PCE BIW) – 158 Przemysłowa Street, 62-510 Konin.
4. Terms of payment.
By bank transfer within 30 days of the date of receipt of a correctly issued invoice. The date on which the Ordering Party’s account is debited shall be deemed the date of payment. The basis for issuing the invoice shall be a fault-free acceptance report for the subject of the order/contract.

5. Criteria for evaluating tenders.
   Price

6. Deadline for submitting tenders.
1) Tenders may be submitted until 24 July 2026 at 12:00.   
2) Tenders submitted after the specified deadline will not be considered.

7. Method of preparing a tender.
1) Tenders, in the form and by the deadline specified in this invitation, must be submitted via the Online Procurement Platform.
2) The tender must include a proposal for the net remuneration in PLN plus the amount of VAT, including all costs (including, amongst others: labour costs, material costs, equipment operating costs, scaffolding costs, waste disposal costs, travel expenses, business trip expenses, hotel costs, transport costs, costs of necessary documentation, etc.)
3) The following (scanned documents) must be attached to the tender (submitted via the Online Procurement Platform):
a.   Tender form – Annex 1,
b.   Scope of works – Annex 2,
c.   Draft contract – Annex 3,
d.   Hazard information handover report – Annex 4 – initialled by the Tenderer.
e.   GDPR information clause – Annex 5 – initialled by the Tenderer,
f.  List of completed works (as per Annex 6) and documents confirming their proper execution (references). The Contracting Authority recommends submitting a list of at least two similar services carried out within the last 3 years prior to the deadline for submission of tenders, or, if the period of business activity is shorter, within that period (specifying the subject matter of the work, its value, dates of completion and clients, including their addresses and telephone numbers). Entities which have carried out the work in question for the Contracting Authority and for entities within the ZE PAK SA Group and the PAK PCE Sp. z o.o. Group are not required to submit this list.
8. Opening of tenders.
Tenders will be opened on the procurement platform without the presence of Tenderers.

9. Costs of preparing the tender.
1) The Contracting Authority shall not bear any costs associated with the preparation of tenders.
2) Any other costs associated with the Supplier’s participation in this procedure up to the award of the contract shall also be borne by the Supplier and shall not be reimbursed by the Contracting Authority.

10. Tender validity period.
The Supplier shall be bound by the tender for a period of 30 days, commencing upon the expiry of the deadline for the submission of tenders, as specified in point 6 of the Request for Tenders. In the event that a second round is conducted in the form of negotiations or an auction and the Tenderer does not amend their tender during the second round, the tender shall remain binding for the period specified in this invitation.

11. Guarantee.
1) The Supplier/Contractor guarantees the correct and timely performance of the service covered by this procedure.
2) The Supplier/Contractor shall provide the Contracting Authority with a 12-month guarantee for the works covered by the contract, commencing from the date of signing the final acceptance report, with the exception of materials and equipment supplied by the Supplier/Contractor, for which the Supplier/Contractor shall provide a guarantee in accordance with the manufacturer’s warranty.
3) The Supplier shall rectify any defects found in the subject matter of the contract at its own expense within 14 calendar days of being notified in writing, unless the Parties agree on a different timeframe based on the technical feasibility of rectifying the defects. 

12. Formal conditions for participation in the tender procedure.
1) Submission of a tender in accordance with the Contracting Authority’s requirements, in the form and by the deadline specified in this invitation to tender.
2) Suppliers who possess the necessary knowledge and experience, as well as the technical and economic capacity, and who have staff capable of performing the contract, may apply for the contract. No winding-up proceedings have been initiated against the Supplier, nor has the Supplier been declared bankrupt. The Supplier is not in arrears with the payment of taxes, fees or social security or health insurance contributions.
3) A Supplier applying for the contract must have the full and unquestionable right to perform the service that is the subject of this procedure within Poland and shall bear full liability in the event of any claims by third parties. In the event of claims by third parties arising from the infringement of copyright, patent rights or other rights related to the performance of the contract, such claims shall be assumed by the Supplier/Contractor. Should the Contracting Authority incur any losses arising from this, such losses shall be compensated by the Supplier/Contractor, taking into account all additional costs, court costs and legal fees.
4) In order to fulfil the above conditions, the Supplier is obliged to submit an appropriate declaration when submitting a tender via the procurement platform.
5) The Contracting Authority reserves the right to request that the Supplier provide documents confirming compliance with the above requirements (e.g. an extract from the relevant register or a certificate from the ‘CEIDG’ (Central Register of Business Activity), relevant certificates from the head of the tax office and the Social Insurance Institution (ZUS) or the Agricultural Social Insurance Fund (KRUS) branch, references, and lists of employees).

13. Clarifications to the Request for Tenders.
1) Until 22.07.2026 at 12:00, the Supplier may request clarification from the Contracting Authority regarding the content of the Request for Tenders.
2) Questions must be submitted via the procurement platform or by email to: Skrzypinska.Malgorzata@zepak.com.pl
3) Clarifications will be provided by email, fax or by updating the Request for Quotation on the procurement platform.
4) If a Supplier submits a quotation before the Request for Quotation has been updated, it must be resubmitted.
5) For formal enquiries, please contact Małgorzata Skrzypińska on 63 247 31 95; for substantive enquiries, please contact Sławomir Bonkowski on 63 247 13 69.

14. Key provisions of the contract
The draft contract is set out in Annex 3 to the Request for Quotation.

15. Reservations.
1) The Contracting Authority reserves the right to amend the content of the Request for Proposals.
2) The Contracting Authority reserves the right to freely select a proposal or to terminate the procurement procedure at any time without selecting a proposal and without giving reasons for such a decision.
3) Upon completion of the procedure, the Contracting Authority reserves the right to request confirmation of the tender submitted.

16. Other provisions.
1) The Contracting Authority will not return any materials sent in connection with the procurement procedure.
2) The Contracting Authority does not permit the submission of partial tenders.
3) The Contracting Authority does not permit the submission of variant tenders.
4) Any tender whose content does not correspond to that of the Request for Tenders shall be rejected.
5) The Contracting Authority may exclude from this procedure any Contractor/Supplier who, within the three years prior to the commencement of the procedure, failed to perform or performed inadequately another contract for the Contracting Authority.
6) In connection with the entry into force of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (hereinafter the GDPR), we hereby inform you that the information notice concerning the processing of personal data is set out in Annex 2. Suppliers/Contractors are required to familiarise themselves with the content of the information notice.
7) The Supplier/Contractor/subcontractor/third party is obliged, when collecting personal data for the purposes of participating in the procurement procedure, to fulfil the information obligation arising from Articles 13 and 14 of the GDPR in respect of the data subjects whose personal data are concerned and from whom such data were directly obtained.
8) The submission of a commercial tender constitutes confirmation of the accuracy of the contact details provided on the Contracting Authority’s Online Procurement Platform.
9) The submission of a commercial offer constitutes confirmation that the person posting the offer on the Contracting Authority’s Online Procurement Platform holds a power of attorney to submit offers.
10) The submission of a commercial offer is tantamount to having read and accepted the contents of the invitation to tender, the Terms and Conditions of Use of the Procurement Platform provided by Logintrade Sp. z o.o., the General Terms and Conditions of Purchase published on the website, and the information notice on the protection of personal data published on the website https://zepak.logintrade.net/rejestracja/.
12) The procurement procedure is conducted in accordance with the Contracting Authority’s internal regulations, i.e. in accordance with the ZE PAK S.A. Supplier Selection Regulations. The Contracting Authority is not obliged to apply the Act of 29 January 2004 on Public Procurement, and that Act does not apply to this procedure.
13) The Contracting Authority, acting pursuant to Article 4c of the Act of 8 March 2013 on counteracting excessive delays in commercial transactions (i.e. Journal of Laws 2019, item 118), declares that it has the status of a large undertaking within the meaning of Article 4(6) of that Act.
14) Language of the proceedings
   a.  The languages to be used throughout these proceedings are Polish and English.

15) The Contracting Authority intends to use commercial negotiations or an electronic auction (auctions are not electronic auctions within the meaning of the Civil Code) in the second stage of the procedure, for which the most advantageous tenders will be shortlisted. The Contracting Authority may exercise its right to send an invitation to negotiations or an auction only to those Suppliers whose tenders do not deviate by more than 20% from the lowest-priced tender (where ‘Price’ is the sole criterion). The Contracting Authority shall inform Suppliers of all provisions concerning the conduct of the second stage via the Online Procurement Platform, by email or by fax.

17. Annexes.
1) Tender form – Annex 1,
2) Scope of work – Annex 2,
3) Draft contract – Annex No. 3, The contract will be attached within the next few days.
4) Risk Information Handover Protocol – Annex No. 4.,
5) GDPR clause – Annex No. 5,
6) List of works – Annex No. 6.