Zaproszenie do składania ofert

Organizator Postępowania: ZE PAK Spółka Akcyjna ul. Kazimierska 45, 62-510 Konin KRS: 0000021374, Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego NIP: 665-000-16-45, REGON: 310186795, kapitał zakładowy w wysokości 101 647 094,00 zł w całości wpłacony.

Zamawiający: PAK – PCE Biopaliwa i Wodór Sp. z o.o. z siedzibą w Koninie przy ul. Przemysłowa 158, 62 - 510 Konin, zarejestrowaną w KRS IX Wydział Gospodarczy KRS przy Sądzie Rejonowym Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu pod numerem 0000864139 posiadającym NIP: 665-30-33-976, kapitał zakładowy 10 000 000,00 PLN.



1.Przedmiot zamówienia:

Przebudowa w formule „pod klucz” silosu Agro dla potrzeb podawania biomasy leśnej w Elektrowni Konin zgodnie z zakresem prac ujętym w załączniku nr 2.

Przed złożeniem oferty wymagane odbycie wizji lokalnej na obiekcie w terminie od 16.03.2026r. do 25.03.2026r. po wcześniejszym kontakcie telefonicznym z Panem Dariuszem Koszykowskim tel. (63) 247 37 18.

Ze względu na konieczność ochrony poufnego charakteru dokumentacji Zamawiający oświadcza, że posiadana dokumentacja dot. projektów i instrukcji oraz innych opracowań/ekspertyz zostanie udostępniona po złożeniu podpisanego oświadczenia o zachowaniu poufności (zał. 8), podpisanego przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. Uprawnienie do reprezentacji musi zostać wykazane dokumentami (np. odpis z rejestru, pełnomocnictwo) przedłożonymi wraz z oświadczeniem. Oświadczenie o zachowaniu poufności prosimy przesłać mailem na adres: grzelak.mateusz@zepak.com.pl lub za pomocą Platformy Zakupowej (w pytaniach do postepowania).

2.Terminy realizacji usługi.

05.2026 -12.2027

3.Warunki płatności.

Płatność przelewem w terminie 30 dni od otrzymania faktury przez Zamawiającego.
Zamawiający działając na podstawie art. 4c ustawy z dnia 8 marca 2013r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t. j. Dz. U. 2019 poz. 118) oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6) tej ustawy.

4.Termin składania ofert.

Oferty można składać do dnia 31.03.2026 r., godz. 14.00.

5.Sposób przygotowania oferty.

1)Oferty w formie i terminie określonym niniejszym zapytaniem należy składać z wykorzystaniem Internetowej Platformy Zakupowej.
2)Składając ofertę na platformie zakupowej z wykorzystaniem formularza oferty (tabela z podaniem ceny) w przypadku braku oferowania którejkolwiek pozycji, pole w kolumnie Oferta należy pozostawić puste (niewypełnione). Podanie wartości 0 zł w polu cena oznacza złożenie oferty na produkt w kwocie 0 zł.
3)Oferta musi zawierać propozycję wynagrodzenia netto w PLN plus określenie wysokości podatku VAT, ze wszystkimi kosztami.
4)Do oferty składanej na internetowej platformie zakupowej należy załączyć w formie skanu:
 Formularz ofertowy (zał. nr 1),
 Zaparafowany zakres prac (zał. nr 2),
 Zaparafowany Projekt Umowy (zał. nr 3),
 Zaparafowany protokół przekazania informacji (zał. nr 4),
 Oświadczenie podatnika Vat (zał. nr 5)
 Zaparafowana klauzula informacyjna Zamawiającego (zał. nr 6 i 7),
 Referencje (wymagane min.3),
 Harmonogram rzeczowo finansowy,
 Potwierdzenie wpłaty wadium lub gwarancję bankową zgodną z warunkami określonymi niniejszym Zaproszeniu do składania ofert.

6.Otwarcie ofert.

Otwarcie ofert nastąpi na platformie zakupowej bez obecności Oferentów.

7. Kryteria.

Zamawiający dokona oceny złożonych Ofert przy uwzględnieniu m.in. następujących parametrów:

L.p. Kryterium Waga Maksymalna ilość punktów
1. Cena 80 % 80 punktów
2. Referencje 15 % 15 punktów
3. Termin realizacji 5 % 5 punktów

Sposób wyliczenia punktów w ramach kryterium Cena.
PC – Cena. Zamawiający może przyznać za to kryterium maksymalnie 90 punktów.
PC = Cn/Cb x 100 x 90 %
Gdzie:
PC – ilość punktów za kryterium Cena w PLN (w złotych polskich) przyznanych rozpatrywanej ofercie
Cn – łączna Cena najtańszej oferty w PLN (w złotych polskich)
Cb – łączna Cena badanej oferty w PLN (w złotych polskich)
Cena - kompletna cena wykonania usługi.

Sposób wyliczenia punktów w ramach kryterium referencje.

PR - ocena referencji. Zamawiający może przyznać za to kryterium maksymalnie 15 punktów.
Referencje - pod ocenę brana będzie ilość przedstawionych dodatkowych referencji na wykonanie podobnych zadań prac budowlanych. Wymagane do złożenia oferty niepunktowane 3 referencje, każda następna dodatkowa referencja 5 punktów.

Sposób wyliczenia punktów w ramach kryterium Termin realizacji.

PT- ocena terminu realizacji. Zamawiający może przyznać za to kryterium maksymalnie 5 punktów.
Termin realizacji – wyznaczony na 12.2027r. W przypadku skrócenia wyznaczonego terminu realizacji przedmiotowego zadania o 1 tydzień przyznawany jest 1 punkt.

Suma przyznanych punktów P=PC+PR+PT

8.Koszty przygotowania oferty.

1)Zamawiający nie ponosi kosztów związanych z opracowaniem ofert.
2)Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Oferenta w niniejszym postępowaniu
aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Oferenta i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

9.Okres związania Ofertą.

Oferent jest związany ofertą przez okres 60 dni, a bieg tego terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, określonego w pkt. 4 niniejszym Zaproszeniu do składania ofert. W sytuacji, gdy przeprowadzona zostanie dogrywka w formie negocjacji lub aukcji i Oferent nie zmieni swojej oferty w dogrywce, oferta pozostaje wiążąca w okresie ujętym w niniejszym zaproszeniu.

10. Wadium.

1. Oferent zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 50 000,00 PLN (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych).
2. Oferent wniesie wadium w jednej z następujących form:
a) pieniądzu – sposób przekazania: kwotę wadium w PLN należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego:
Bank Pekao SA: PKOPPLPW
Nr rachunku: PL 45 1240 6292 1111 0011 0208 1003
Za datę wniesienia wadium w pieniądzu w formie przelewu uważa się datę wpływu środków na rachunek bankowy Zamawiającego. Oferent dołącza do oferty oryginał potwierdzenia przelewu lub kopię potwierdzenia przelewu z bankowym potwierdzeniem dokonania przelewu,
b) gwarancji bankowej.
3. W przypadku składania przez Oferenta wadium w formie gwarancji bankowej, o której mowa w pkt 2 b. powyżej, gwarancja będzie spełniać poniższe warunki:
a)zostanie udzielona przez bank z siedzibą w Rzeczypospolitej Polskiej zaakceptowany uprzednio przez Zamawiającego,
b)będzie podlegać prawu polskiemu,
c)będzie nieodwołalna, bezwarunkowa, płatna na każdorazowe pierwsze żądanie zapłaty,
d)będzie ważna od daty jej wystawienia do upływu co najmniej 60 dni od terminu złożenia oferty, o którym mowa w pkt. 4,
e)będzie zasadniczo zgodna ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 9 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert, a jej treść zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego przed jej wystawieniem,
f)będzie podpisana przez umocowane osoby, a do gwarancji dołączone będą dokumenty potwierdzające upoważnienie osób, które ją podpisały w imieniu banku (stosowne pełnomocnictwa, inne dokumenty potwierdzające umocowanie),
g)zostanie złożona w oryginale.
4. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert.
5. Zamawiający zatrzymuje wadium, jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana:
a) uchylił się od podpisania Umowy,
b) zawarcie Umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Oferenta,
c) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania Umowy.
6. Zamawiający zwraca wadium Oferentowi:
a) jeżeli oferta złożona przez Oferenta nie została wybrana przez Zamawiającego, i Zamawiający podpisał umowę z innym Oferentem, który złożył zabezpieczenie należytego wykonania umowy lub wygasł termin ważności oferty,
b) jeżeli oferta złożona przez Oferenta została wybrana i Oferent podpisał Umowę oraz złożył zabezpieczenie należytego wykonania Umowy,
b) jeżeli Zamawiający unieważnił postępowanie,
c) na wniosek Oferenta, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert,
d) w przypadkach określonych w pkt. 12.2, 14.4 i 14.5 niniejszego zapytania ofertowego.
7. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zwracane jest Oferentowi w wysokości w jakiej zostało wniesione bez odsetek.

11.Warunki formalne udziału w postępowaniu.

1)Złożenie oferty zgodnej z wymaganiami Zamawiającego, w formie i terminie określonym niniejszym zaproszeniem.
2)O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci , którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i ekonomicznym oraz osobami o odpowiednich umiejętnościach zawodowych. Wobec Oferenta nie otwarto likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Oferent nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
3)Oferent ubiegający się o zamówienie, winien mieć pełne i niezaprzeczalne prawo do wykonania usługi będącej przedmiotem niniejszego postępowania na terenie Polski i ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku jakichkolwiek roszczeń ze strony osób trzecich. W przypadku wystąpienia roszczeń osób trzecich z tytułu naruszenia praw autorskich, wynalazczych i innych związanych z wykonaniem zamówienia, roszczenia te przejmuje Oferent. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego jakichkolwiek strat wynikłych z tego tytułu, straty te będą rekompensowane przez Oferenta z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych, sądowych i prawniczych.
4)W celu spełnienia powyższych warunków Oferent jest zobowiązany do złożenia stosownego oświadczenia w trakcie składania oferty poprzez platformę zakupową.
5)Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania od Oferenta dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnianie powyższych wymagań (np. odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie z „CEIDG” (Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, stosowne zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego i oddziału ZUS lub KRUS, referencje, wykazy pracowników).

12.Wyjaśnienia do Zapytania Ofertowego.

1)Do dnia 26.03.2026 r. godz. 10.00 Oferent może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego.
2)Pytania należy przesłać poprzez platformę zakupową lub e-mailem na adres: grzelak.mateusz@zepak.com.pl
3)Treść wyjaśnień będzie przekazana e-mailem, faksem lub poprzez aktualizację Zapytania Ofertowego na platformie zakupowej.
4)W przypadku, gdy Oferent złoży ofertę przed aktualizacją Zapytania Ofertowego, musi ona zostać złożona ponownie.
5)Sprawę prowadzi: Mateusz Grzelak, tel. 63 247 36 18, grzelak.mateusz@zepak.com.pl

13.Zastrzeżenia.

1)Zamawiającemu przysługuje prawo zmiany treści Zapytania Ofertowego.
2)Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub zamknięcia postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania oferty i bez podania przyczyn takiej decyzji.
3)Zamawiający po zakończeniu postępowania zastrzega sobie prawo żądania potwierdzenia złożonej oferty.

14.Język postępowania.

1)Językiem obowiązującym podczas całego przebiegu niniejszego postępowania jest język polski.
2)Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Jeśli Oferent składa dokumenty wydane w języku obcym, musi załączyć je w oryginalnym brzmieniu wraz z tłumaczeniem tych dokumentów na język polski.
3)Tłumaczenie musi być podpisane/poświadczone przez osobę/osoby podpisującą/podpisujące ofertę, tzn. uprawnioną/uprawnione do reprezentacji Oferenta zgodnie z odpowiednim dokumentem, wydanym przez właściwy organ rejestrowy (np. Krajowy Rejestr Sądowy), bądź przez stosownie umocowanych pełnomocników, albo przez tłumacza przysięgłego.
4)W przypadku niezgodności pomiędzy wersją obcojęzyczną i wersją polską dokumentu, rozstrzygająca jest wersja polska.
5)Wszystkie dokumenty dotyczące ewentualnych podwykonawców zagranicznych dostarczane przez Oferenta w ofercie muszą być również sporządzone, lub przetłumaczone na język polski.
6)Odstępstwa od ww. wymagań mogą być dokonane za zgodą Zamawiającego.

15.Pozostałe postanowienia.

1)Zamawiający nie zwraca materiałów przesłanych w związku z postępowaniem zakupowym.
2)Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3)Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
4)Zamawiający może wykluczyć z postępowania o udzielenie zamówienia Oferenta który w okresie 3 lat przed rozpoczęciem postępowania nie wykonał lub nienależycie wykonał inne zamówienie.
5)Oferta, której treść nie odpowiada treści Zapytania Ofertowego zostanie odrzucona.
6)W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, że klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, dostępna jest w załączniku nr 6 i 7 dla PAK-PCE Biopaliwa i Wodór Sp. z o.o. oraz dla ZE PAK S.A. na stronie https://zepak.com.pl/pl/o-firmie/rodo/klauzule-informacyjne.html  Oferent, w tym jego podwykonawcy oraz podmioty trzecie, jest zobowiązany przy pozyskiwaniu danych osobowych na potrzeby udziału w postępowaniu, wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.13 i 14 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał.
7)Złożenie oferty handlowej jest potwierdzeniem poprawności danych teleadresowych umieszczonych w internetowej Platformie Zakupowej Zamawiającego.
8)Złożenie oferty handlowej jest potwierdzeniem posiadania pełnomocnictwa do składania przez osobę zamieszczającą ofertę na Internetowej Platformie Zakupowej Zamawiającego.
9)Złożenie oferty handlowej jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści zaproszenia do składania ofert, Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o. oraz Ogólnych Warunków Zakupów umieszczonych na stronie internetowej https://zepak.logintrade.net/rejestracja/.
10)Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie wewnętrznych przepisów Zamawiającego, tj. zgodnie z Regulaminem Wyboru Dostawców ZE PAK S.A. Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania Ustawy z dnia 11.09.2019r. Prawo zamówień publicznych i ta Ustawa nie ma zastosowania w niniejszym postępowaniu.
11)Zamawiający przewiduje zastosowanie negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej (aukcje nie są aukcjami elektronicznymi w rozumieniu Kodeksu Cywilnego) w drugim etapie postępowania, do którego zostaną zakwalifikowane najkorzystniejsze oferty. Zamawiający poinformuje Oferentów o wszelkich postanowieniach dotyczących przeprowadzenia drugiego etapu poprzez Internetową Platformę Zakupową, e-mailem lub faksem.