ZE PAK Spółka Akcyjna (Organizator Postępowania) i Zamawiający w imieniu własnym oraz PAK-PCE Biopaliwa i Wodór Sp. z o.o. Konin (Zamawiający) i PAK Kopalnia Węgla Brunatnego Konin S.A. (Zamawiający), zaprasza do złożenia oferty handlowej na gazy techniczne
Zamawiający:
ZE PAK Spółka Akcyjna ul. Kazimierska 45, 62-510 Konin KRS: 0000021374, Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego NIP: 665-000-16-45, REGON: 310186795.
Zamawiający:
PAK – PCE Biopaliwa i Wodór sp. z o.o. z siedzibą w Koninie przy ul. Przemysłowa 158, 62 - 510 Konin, zarejestrowaną w KRS IX Wydział Gospodarczy KRS przy Sądzie Rejonowym Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu pod numerem 0000864139 posiadającym NIP: 665-30-33-976, REGON: 387259614.
Zamawiający:
PAK Kopalnia Węgla Brunatnego Konin S.A. ul. 600-lecia 9, 62-540 Kleczew zarejestrowaną w KRS IX Wydział Gospodarczy KRS przy Sądzie Rejonowym Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu pod numerem -KRS 000010058 posiadającym NIP: 665-000-31-47, REGON: 000019910.
1.Przedmiot postępowania
- Dostawa gazów technicznych i usług z tym związanych dla ZE PAK SA, PAK PCE Biopaliwa i Wodór Sp. z o.o. i PAK KWB Konin SA, zgodnie z załączonymi załącznikami:
Załącznik nr 2 – wykaz zapotrzebowania gazów technicznych na 2025r. dla ZE PAK S.A.
Załącznik nr 3 – wykaz zapotrzebowania gazów technicznych na 2025r. dla PAK PCE Biopaliwa i Wodór Sp. z o.o. 
Załącznik nr 4 – wykaz zapotrzebowania gazów technicznych na 2025r. dla PAK KWB Konin SA.
Oferta musi odpowiadać nazwom i parametrom gazów jak w załącznikach.
- Wycena dzierżaw dziennych i rocznych wg. wskazań przy pozycji danego gazu
- koszty dostawy wraz z pozostałymi jej dodatkowymi kosztami np,: ADR
Zasady współpracy z podmiotem realizującym ww. dostawę:
a) obsługa dzierżaw będzie realizowana przez Dział Magazynów ZE PAK SA i PAK KWB Konin SA
b) dostawy będą realizowane do zakładów: Elektrownia Pątnów, PAK PCE Biopaliwa i Wodór Sp. z o.o., 
PAK KWB Konin SA., w związku z czym rozliczanie dostaw i fakturowanie za dzierżawy butli będzie prowadzone oddzielnie dla każdego z nich
c) podmiot zobowiązuje się do czytelnego oznaczania wszystkich butli, wiązek i palet za pomocą pasków z kodami kreskowymi, butle ze zniszczonymi kodami nie będą przyjmowane;
d) podmiot zobowiązuje się do dostarczenia czytelnych dowodów dostaw(wydruki z czytników) z przypisaniem do numerów butli asortymentu dostarczonych gazów;
e) podmiot dostarczy świadectwa jakości w formie elektronicznej;
f) każdy zawór dostarczonej butli pełnej będzie oklejony folią termokurczliwą;
g) okres uzasadnionej reklamacji 1-miesiąc;
h) oddzielne fakturowanie za dostawy gazów i dzierżawy butli
i) wraz z fakturą za dzierżawy, podmiot jest zobowiązany do dostarczenia specyfikacji (stanów) dzierżawionych butli dla każdego podmiotu gospodarczego
j) na koniec każdego miesiąca rozliczeniowego, podmiot udostępni/przedstawi raporty dotyczące dostaw gazów oraz zwrotów butli (excell )
k) raz w roku, na terenie każdego z zakładów (elektrowni, PAK –PCE BiW Sp. z o.o., PAK KWB Konin SA zostanie przeprowadzona wspólnie z podmiotem realizującym dostawę inwentaryzacja butli, wiązek, palet
l) minimalna dostawa jednym transportem to 4-6 palet
2.Termin dostawy:
Realizacja dostaw od dnia obowiązywania umowy dla ZE PAK SA tj. od 01.02.2025r. do 31.01.2025 roku, z możliwością przedłużenia o kolejne 12 miesięcy. Dostawy gazów technicznych będą realizowane po otrzymaniu informacji mailem o terminie ich dostarczenia. Termin realizacji tych dostaw w czasie nie dłuższym, niż do 2-3 dni roboczych. Umowa dla ZE PAK SA , PAK-PCE BiW i PAK KWB Konin SA będzie oddzielnie zawierana dla każdego podmiotu osobno. Termin obowiązywania umowy dla PAK KWB Konin SA będzie od 01.01.2025r. do 31.12.2025r
3.Warunki dostawy:
a) Miejsce dostawy: Zespół Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin S.A.: Elektrownia Pątnów, ul. Kazimierska 45 62-510 Konin magazyn gazów, PAK-PCE BiW Sp. z o.o., 62-510 Konin, ul. Przemysłowa 158, PAK KWB Konin SA, ul.600 Lecia 9 62-540 Kleczew.
b) Oferta winna być skalkulowana na bazie formuły DDP wg Incoterms 2010. Dostawca ponosi koszty i ryzyko dostarczenia towaru do Zamawiającego. Ubezpieczenie dostaw podczas transportu leży po stronie Dostawcy.
4. Warunki płatności
Płatność przelewem w terminie 30 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury.
a) W Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego) należy podać cenę netto za jednostkę.
b) W zaoferowanej cenie muszą być zawarte wszelkie podatki (z wyjątkiem VAT), cła i inne zobowiązania podatkowe wynikające z obowiązujących przepisów prawa.
5. Termin składania ofert.
a) Oferty można składać do dnia 02.12.2024r.
6. Sposób przygotowania oferty.
a) Oferty w formie i terminie określonym niniejszym zaproszeniem należy składać z wykorzystaniem Internetowej Platformy Zakupowej lub w przypadku niemożności droga e-mail: wrzesinska.elzbieta@zepak.com.pl 
b) Oferta winna zawierać propozycję wynagrodzenia netto za jednostkę ze wszystkimi kosztami. W/w propozycję należy wpisać przy składaniu oferty na Platformie Zakupowej lub oferty składanej drogą e-mail.
c) Oferta musi być sporządzona w języku polskim i złożona na platformie zakupowej zgodnie z wymogami opisanymi w Zapytaniu Ofertowym.
d)Formularz ofertowy (Załączniki nr 1) wraz z załącznikami i dokumentami sporządzonymi przez Oferenta musi być podpisany przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
e) Oferta musi zawierać: formularz ofertowy - wypełniony Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego,
f) Dostawcy, którzy dotychczas nie realizowali zamówień do ZE PAK S.A. zobowiązani są dołączyć do oferty scan Wykazu zrealizowanych dostaw. Zamawiający wymaga przedstawienia minimum dwóch wykonanych dostaw o podobnym zakresie wykonanych w okresie ostatnich pięciu latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w terminie od początku działalności (z podaniem przedmiotu dostaw, ich wartości, dat wykonania i odbiorców, ze wskazaniem ich adresu i numeru telefonu).
g) Składając ofertę na platformie zakupowej z wykorzystaniem formularza oferty (tabela z podaniem ceny) w przypadku braku oferowania którejkolwiek pozycji, pole w kolumnie Oferta należy pozostawić puste (niewypełnione). Podanie wartości 0 zł w polu cena oznacza złożenie oferty na produkt w kwocie 0 zł.
7. Otwarcie ofert.
Otwarcie ofert nastąpi na platformie zakupowej bez obecności Oferentów.
8. Koszty przygotowania oferty.
1) Zamawiający nie ponosi kosztów związanych z opracowaniem ofert.
2) Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Dostawcy w niniejszym postępowaniu
aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Dostawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.
9. Okres związania Ofertą.
Dostawca jest związany ofertą przez okres 30 dni, a bieg tego terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, określonego w pkt. 5 Zapytania Ofertowego. W sytuacji, gdy przeprowadzona zostanie dogrywka w formie negocjacji lub aukcji i Oferent nie zmieni swojej oferty w dogrywce, oferta pozostaje wiążąca w okresie ujętym w niniejszym zaproszeniu.
10. Gwarancja
Projekt umowy zostanie przesłany po wyłonieniu potencjalnych dostawców.
11. Warunki formalne udziału w postępowaniu.
1) Złożenie oferty zgodnej z wymaganiami Zamawiającego, w formie i terminie określonym niniejszym zaproszeniem.
2) O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Dostawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę
i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i ekonomicznym, a także pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia. Nie otwarto wobec Dostawcy likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dostawca nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
3) Dostawca ubiegający się o zamówienie, winien mieć pełne i niezaprzeczalne prawo do wykonania usługi będącej przedmiotem niniejszego postępowania na terenie Polski i ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku jakichkolwiek roszczeń ze strony osób trzecich. W przypadku wystąpienia roszczeń osób trzecich z tytułu naruszenia praw autorskich, wynalazczych i innych związanych z wykonaniem zamówienia, roszczenia te przejmuje Dostawca/Wykonawca. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego jakichkolwiek strat wynikłych z tego tytułu, straty te będą rekompensowane przez Dostawcę/Wykonawcę z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych, sądowych i prawniczych.
4) W celu spełnienia powyższych warunków Dostawca jest zobowiązany do złożenia stosownego oświadczenia w trakcie składania oferty poprzez platformę zakupową.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania od Dostawcy dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnianie powyższych wymagań (np. odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie z „CEIDG” (Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, stosowne zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego i oddziału ZUS lub KRUS, referencje, wykazy pracowników).
12. Wyjaśnienia do Zapytania Ofertowego
1) Do dnia 28.11.2024r. godz. 10.00 Dostawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia Ofertowego.
2) Pytania należy przesłać poprzez platformę zakupową lub e-mailem na adres: wrzesinska.elzbieta@zepak.com.pl
3) Treść wyjaśnień będzie przekazana e-mailem, faksem lub poprzez aktualizację Zaproszenia Ofertowego na platformie zakupowej.
4) W przypadku, gdy Dostawca złoży ofertę przed aktualizacją Zaproszenia Ofertowego, musi ona zostać złożona ponownie.
13. Istotne postanowienia umowy
Załączono projekt umowy, z którym należy się zapoznać i potwierdzić jego akceptację.
14. Zastrzeżenia.
1) Zamawiającemu przysługuje prawo zmiany treści Zaproszenia Ofertowego.
2) Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty, prawo udzielenia zamówień częściowych więcej, niż jednemu Dostawcy lub zamknięcia postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania oferty i bez podania przyczyn takiej decyzji.
3) Zamawiający po zakończeniu postępowania zastrzega sobie prawo żądania potwierdzenia złożonej oferty.
15. Pozostałe postanowienia
1) Zamawiający nie zwraca materiałów przesłanych w związku z postępowaniem zakupowym.
2) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
4) Zamawiający może wykluczyć z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcę/dostawcę, który w okresie 3 lat przed rozpoczęciem postępowania nie wykonał lub nienależycie wykonał inne zamówienie.
5) Oferta, której treść nie odpowiada treści Zapytania Ofertowego zostanie odrzucona.
6) W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, że klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, dostępna jest na stronie internetowej https://www.zepak.com.pl/pl/o-firmie/rodo.html. Dostawcy/Wykonawcy zobowiązani są do zapoznania się z treścią klauzuli informacyjnej.
7) Dostawca/Wykonawca/ podwykonawca/ podmiot trzeci, ma obowiązek, podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby udziału w postępowaniu, wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.13 i 14 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał.
8) Złożenie oferty handlowej jest potwierdzeniem poprawności danych teleadresowych umieszczonych w internetowej Platformie Zakupowej Zamawiającego.
9) Złożenie oferty handlowej jest potwierdzeniem posiadania pełnomocnictwa do składania przez osobę zamieszczającą ofertę na Internetowej Platformie Zakupowej Zamawiającego.
10) Złożenie oferty handlowej jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści zaproszenia do składania ofert, Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o. oraz Ogólnych Warunków Zakupów, umieszczonych na stronie internetowej https://zepak.logintrade.net/rejestracja/.
11) Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie wewnętrznych przepisów Zamawiającego tj. zgodnie z Regulaminem Wyboru Dostawców ZE PAK S.A. Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania Ustawy z dnia 11.09.2019r. Prawo zamówień publicznych i ta Ustawa nie ma zastosowania w niniejszym postępowaniu.
12) Zamawiający przewiduje zastosowanie negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej (aukcje nie są aukcjami elektronicznymi w rozumieniu Kodeksu Cywilnego) w drugim etapie postępowania, do którego zostaną zakwalifikowane najkorzystniejsze oferty. Zamawiający poinformuje Dostawców o wszelkich postanowieniach dotyczących przeprowadzenia drugiego etapu poprzez Internetową Platformę Zakupową, e-mailem lub faksem.