2.Terminy realizacji usługi:

Szacowany termin wykonania przedmiotowej usługi 20.11.2023r. – 30.04.2024r.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia lub wydłużenia terminu prac.

3.Warunki płatności:

Płatność przelewem w terminie 30 dni od otrzymania faktury przez Zamawiającego za każdy miesiąc wykonanej usługi.
Zamawiający działając na podstawie art. 4c ustawy z dnia 8 marca 2013r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t. j. Dz. U. 2019 poz. 118) oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6) tej ustawy.

4.Termin składania ofert:

Oferty można składać do dnia 17.11.2023r., godz. 12.00.

5.Sposób przygotowania oferty:

1)Oferty w formie i terminie określonym niniejszym zapytaniem należy składać z wykorzystaniem Internetowej Platformy Zakupowej.
2)Składając ofertę na platformie zakupowej z wykorzystaniem formularza oferty (tabela z podaniem ceny) w przypadku braku oferowania którejkolwiek pozycji, pole w kolumnie Oferta należy pozostawić puste (niewypełnione). Podanie wartości 0 zł w polu cena oznacza złożenie oferty na produkt w kwocie 0 zł.
3)Oferta musi zawierać propozycję wynagrodzenia netto w PLN plus określenie wysokości podatku VAT, ze wszystkimi kosztami.
4)Do oferty składanej na internetowej platformie zakupowej należy załączyć w formie skanu:
- Formularz ofertowy (Załącznik nr 1),
- Zaparafowana Klauzula informacyjna (załącznik nr 2),
- Zaparafowany zakres prac (załącznik nr 3).

6.Otwarcie ofert:

Otwarcie ofert nastąpi na platformie zakupowej bez obecności Oferentów.

7.Koszty przygotowania oferty:

1)Zamawiający nie ponosi kosztów związanych z opracowaniem ofert.
2)Wszelkie inne koszty związane z uczestnictwem Dostawcy w niniejszym postępowaniu
aż do udzielenia zamówienia są również ponoszone przez Dostawcę i nie będą zwracane przez Zamawiającego.

8.Okres związania Ofertą:

Dostawca jest związany ofertą przez okres 30 dni, a bieg tego terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, określonego w pkt. 5 Zapytania Ofertowego. W sytuacji, gdy przeprowadzona zostanie dogrywka w formie negocjacji lub aukcji i Oferent nie zmieni swojej oferty w dogrywce, oferta pozostaje wiążąca w okresie ujętym w niniejszym zaproszeniu.

9.Warunki formalne udziału w postępowaniu:

1)Złożenie oferty zgodnej z wymaganiami Zamawiającego, w formie i terminie określonym niniejszym zaproszeniem.
2)O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Dostawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i ekonomicznym oraz osobami o odpowiednich umiejętnościach zawodowych. Wobec Dostawcy nie otwarto likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dostawca nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
3)Dostawca ubiegający się o zamówienie, winien mieć pełne i niezaprzeczalne prawo do wykonania usługi będącej przedmiotem niniejszego postępowania na terenie Polski i ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku jakichkolwiek roszczeń ze strony osób trzecich. W przypadku wystąpienia roszczeń osób trzecich z tytułu naruszenia praw autorskich, wynalazczych i innych związanych z wykonaniem zamówienia, roszczenia te przejmuje Dostawca/Wykonawca. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego jakichkolwiek strat wynikłych z tego tytułu, straty te będą rekompensowane przez Dostawcę/Wykonawcę z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych, sądowych i prawniczych.
4)W celu spełnienia powyższych warunków Dostawca jest zobowiązany do złożenia stosownego oświadczenia w trakcie składania oferty poprzez platformę zakupową.
5)Zamawiający zastrzega sobie prawo do zażądania od Dostawcy dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnianie powyższych wymagań (np. odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie z „CEIDG” (Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, stosowne zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego i oddziału ZUS lub KRUS, referencje, wykazy pracowników).

10.Wyjaśnienia do Zapytania Ofertowego:

1)Do dnia 17.11.2023r. godz. 09.00 Dostawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego.
2)Pytania należy przesłać poprzez platformę zakupową lub e-mailem na adres: Grzelak.mateusz@zepak.com.pl
3)Treść wyjaśnień będzie przekazana e-mailem, faksem lub poprzez aktualizację Zapytania Ofertowego na platformie zakupowej.
4)W przypadku, gdy Dostawca złoży ofertę przed aktualizacją Zapytania Ofertowego, musi ona zostać złożona ponownie.
5)Sprawę prowadzi: Mateusz Grzelak, tel. 63 247 36 18, grzelak.mateusz@zepak.com.pl

11.Zastrzeżenia:

1)Zamawiającemu przysługuje prawo zmiany treści Zapytania Ofertowego.
2)Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub zamknięcia postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania oferty i bez podania przyczyn takiej decyzji.
3)Zamawiający po zakończeniu postępowania zastrzega sobie prawo żądania potwierdzenia złożonej oferty.

12.Język postępowania:

1)Językiem obowiązującym podczas całego przebiegu niniejszego postępowania jest język polski.
2)Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Jeśli Dostawca/Wykonawca składa dokumenty wydane w języku obcym, musi załączyć je w oryginalnym brzmieniu wraz z tłumaczeniem tych dokumentów na język polski.
Tłumaczenie musi być podpisane/poświadczone przez osobę/osoby podpisującą/podpisujące ofertę, tzn. uprawnioną/uprawnione do reprezentacji Dostawcy/Wykonawcy zgodnie z odpowiednim dokumentem, wydanym przez właściwy organ rejestrowy (np. Krajowy Rejestr Sądowy), bądź przez stosownie umocowanych pełnomocników, albo przez tłumacza przysięgłego.
Tłumaczenia powinny być opatrzone tekstem „za zgodność tłumaczenia z oryginałem”.
W przypadku niezgodności pomiędzy wersją obcojęzyczną i wersją polską dokumentu, rozstrzygająca jest wersja polska.
3)Wszystkie dokumenty dotyczące ewentualnych podwykonawców zagranicznych dostarczane przez Dostawcę/Wykonawcę w ofercie muszą być również sporządzone, lub przetłumaczone na język polski.
4)Odstępstwa od ww. wymagań mogą być dokonane za zgodą Zamawiającego.

13.Pozostałe postanowienia:

1)Zamawiający nie zwraca materiałów przesłanych w związku z postępowaniem zakupowym.
2)Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3)Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
4)Zamawiający może wykluczyć z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcę/dostawcę, który w okresie 3 lat przed rozpoczęciem postępowania nie wykonał lub nienależycie wykonał inne zamówienie.
5)Oferta, której treść nie odpowiada treści Zapytania Ofertowego zostanie odrzucona.
6)W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) informujemy, że klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych, dostępna jest w załączniku nr 2.
7) Dostawca/Wykonawca/ podwykonawca/ podmiot trzeci, ma obowiązek, podczas pozyskiwania danych osobowych na potrzeby udziału w postępowaniu, wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.13 i 14 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą, i od których dane te bezpośrednio pozyskał.
8) Złożenie oferty handlowej jest potwierdzeniem poprawności danych teleadresowych umieszczonych w internetowej Platformie Zakupowej Zamawiającego.
9) Złożenie oferty handlowej jest potwierdzeniem posiadania pełnomocnictwa do składania przez osobę zamieszczającą ofertę na Internetowej Platformie Zakupowej Zamawiającego.
10) Złożenie oferty handlowej jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem treści zaproszenia do składania ofert, Regulaminu korzystania z Platformy Zakupowej dostarczanej przez Logintrade Sp. z o.o. oraz Ogólnych Warunków Zakupów umieszczonych na stronie internetowej https://zepak.logintrade.net/rejestracja/.
11) Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie wewnętrznych przepisów Zamawiającego, tj. zgodnie z Regulaminem Wyboru Dostawców ZE PAK S.A. Zamawiający nie jest zobowiązany do stosowania Ustawy z dnia 11.09.2019r. Prawo zamówień publicznych i ta Ustawa nie ma zastosowania w niniejszym postępowaniu.
12) Zamawiający przewiduje zastosowanie negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej (aukcje nie są aukcjami elektronicznymi w rozumieniu Kodeksu Cywilnego) w drugim etapie postępowania, do którego zostaną zakwalifikowane najkorzystniejsze oferty. Zamawiający poinformuje Dostawców o wszelkich postanowieniach dotyczących przeprowadzenia drugiego etapu poprzez Internetową Platformę Zakupową, e-mailem lub faksem.